Kakšen je postopek uvedbe aplikacije?

Simon Jesenko -

Planiranje, registracija in obračun delovnega časa vključuje vse zaposlene in oddelke v organizaciji. Da uvedba aplikacije čim manj zmoti ustaljen delovni proces, se poskušamo držati ustaljenega postopka, ki v čim krajšem času omogoči učinkovito uporabo sistema vsem uporabnikom in zaposlenim.

Postopek uvedbe lahko v grobem razdelimo na tri faze, in sicer na pripravo, namestitev in prilagoditev.

Priprava

V fazi priprave opravimo glavnino konfiguracije aplikacije, med drugim:

  • vnos organizacijska strukture,
  • uvoz zaposlenih v posameznih oddelkih,
  • vnos urnikov, delovišč in odsotnosti,
  • glavne nastavitve delovnega procesa.

V tej fazi lahko večino dela opravimo na daljavo, v komunikaciji z osebami, ki so v organizaciji odgovorne za uvedbo sistema.

Namestitev

Faza namestitve poteka na lokaciji stranke, in obsega

  • montažo terminalov za registracijo,
  • izobraževanje uporabnikov (vodje oddelkov, računovodstvo, itd),
  • prilagoditev delovnega procesa za vsak oddelek.

Sama namestitev običajno traja en dan, pri večjih organizacijah pa lahko tudi več dni. Ta faza ima največji vpliv na delovni proces, vodje oddelkov si morajo namreč vzeti čas za izobraževanje, prav tako pa osebno z vsakim posameznim vodjem nastavimo podrobnosti delovnega procesa za njegov oddelek.

Po namestitvi je sistem pripravljen za uporabo - vodje lahko pričnejo z izdelavo delovnih razporedov, zaposleni pa z registracijo delovnega časa.

Prilagoditev

Z uporabo sistema se običajno pokažejo še določena manjša odstopanja nastavitev delovnega procesa od dejanskega stanja v praksi (npr. kakšen manjkajoč urnik ali delovišče). V fazi prilagoditve odpravimo vse take pomanjkljivosti v nastavitvah.

V tej fazi veliko pozornost namenimo predvsem podrobni konfiguraciji obračuna. Ker zaposleni že registrirajo prihode in odhode, lahko avtomatski obračun plač primerjamo s predhodnim ročnim obračunom in tako odpravimo morebitne netočnosti.

Faza prilagoditve je končana, ko aplikacija plandela.si omogoča enostavno planiranje, registracijo in obračun delovnega časa na vseh oddelkih v organizaciji. Konfiguracija, ki se natančno prilega dejanskemu delovnemu procesu, je ključna za uspešno in učinkovito uporabo aplikacije. Zato vam tudi po uspešni uvedbi nudimo pomoč in podporo pri morebitnih organizacijskih spremembah (npr. reorganizacija oddelkov), spremembah delovnega procesa (dodatna delovišča, urniki) in obračuna (novi dodatki).