Učinkovito obveščanje zaposlenih o delovnem razporedu je ključno za nemoten potek dela, pa tudi za zadovoljstvo zaposlenih. Večizmensko delo namreč predstavlja veliko breme za družinsko življenje zaposlenih, in zahteva veliko usklajevanja in dogovarjanja. Delodajalec lahko vsaj nekoliko omili negativne posledice izmenskega dela s tem, da zaposlenim priskrbi delovni razpored za čimdaljše obdobje, hkrati pa jih tudi takoj obvešča o morebitnih spremembah razporeda.

Aplikacija plandela.si vsebuje orodja za vodje in zaposlene z uporabo katerih bo nov razpored vedno na voljo v predvidenem časovnem roku, zaposleni pa bodo obveščeni o razporedu preko večih komunikacijskih kanalov.

Opozorila o neobjavljenem razporedu

Ob izdelavi in spreminjanju razporeda je le-ta neobjavljen, šele z objavo pa postane viden tudi zaposlenim. Aplikacija plandela.si opozarja vodje oddelkov, če razpored ni objavljen v vnaprej določenem časovnem obdobju. Npr. če je v aplikaciji določeno, da mora biti razpored objavljen vsaj 3 tedne vnaprej, vodja pa še ni izdelal in objavil razporeda za ustrezno obdobje, bo prejel obvestilo v aplikaciji in po elektronski pošti. Enako velja tudi za spremembe razporeda; če je vodja spremenil že obstoječi razpored, te spremembe pa ni objavil, bo prav tako prejel opozorilo po elektronski pošti.

Opozorilo o neobjavljenem razporedu se upošteva tudi pri prikazu povzetka objav v pregledu razporeda in na nadzorni plošči. V kolikor je opozorilo o neobjavljenem razporedu aktivno, se gumb za objavo novega razporeda obarva rumeno, gumb za objavo sprememb pa rdeče. Če je gumb obarvan zeleno, pa je celoten razpored v predvidenem obdobju izdelan in viden zaposlenim.

Obdobje opozarjanja se lahko nastavi za vsak oddelek posebej. Tako lahko glede na naravo dela določite obdobje, za katerega je izdelava razporeda vnaprej še smiselna.

Opozorjeni boste, če nov razpored ni objavljen v predvidenem roku, pa tudi, če določene spremembe razporeda niso bile objavljene.

Obvestila zaposlenim o novem razporedu

Ob objavi razporeda aplikacija zaposlenim avtomatsko pošlje elektronsko pošto z novim razporedom. Pri spremembah razporeda so v sporočilu tudi jasno označeni dnevi, na katere se spremembe nanašajo. Obvestilo se zaposlenim prikaže tudi pri naslednjem beleženju na registracijskem terminalu in v Portalu za zaposlene. Vodje oddelkov so tako lahko vedno gotovi, da so njihovi zaposleni obveščeni o najnovejšem razporedu dela, in jim ni potrebno obveščati ter preverjati vsakega posebej.

Zaposlenim je razpored vedno na dosegu roke, kar jim izredno koristi pri organizaciji družinskih obveznosti. Razpored dela imajo namreč enostavno dosegljiv na pametnem telefonu — v Portalu za zaposlene, pa tudi v seznamu prejete e-pošte (kar pride v poštev predvsem takrat, ko nimajo dostopa do interneta). Ker zaposleni vedno prejme obvestilo, kadar se razpored dela spremeni, tudi ni več potrebe po večkratnem preverjanju razporeda za morebitne spremembe — če je prišlo do spremembe, bo prejel novo obvestilo, sicer pa velja obstoječi razpored.

Zaposleni ob objavi razporeda takoj prejmejo obvestilo preko elektronske pošte, na registracijskem terminalu pa so obveščeni o spremembi ob naslednjem beleženju.

Arhiv objavljenih razporedov

Vsak objavljen razpored se avtomatsko arhivira, arhiv pa je dostopen uporabnikom z ustreznimi pravicami. Arhiv omogoča prikaz posnetka razporeda v trenutku objave, kjer so spremembe in novosti objave ustrezno poudarjene. V kolikor pride do morebitnih odstopanj pri izvajanju delovnih nalog, lahko nadrejeni enostavno preveri, ali je bil zaposleni obveščen o spremembi razporeda v ustreznem časovnem obdobju, kar zmanjša možnost konfliktov v kolektivu.