Poenostavite si delo z bolniškimi odsotnostmi: Modul eBOL v rešitvi PlanDela

Elektronski bolniški list (eBOL) je digitalna različica klasičnega bolniškega lista. S pomočjo avtomatskega prenosa eBOL, ki ga ponuja namenski modul v rešitvi PlanDela, si lahko močno poenostavite in pohitrite vsakodnevno delo z bolniškimi odsotnostmi, planiranjem zaposlenih in obračunavanjem nadomestil.

Problematika bolniških odsotnosti

Razporejanje zaposlenih v izmenskem delu je za podjetja že samo po sebi izziv. Nepričakovane odsotnosti lahko povzročijo več motenj in zahtevajo ustrezen odziv. Pomanjkanje kadra, preobremenjenost preostalih zaposlenih in motnje v delovnem procesu so le nekatere posledice težav v organizaciji in odzivu na nepričakovane odsotnosti.
Dodatna administrativna obremenitev za podjetja je obračun bolniških odsotnosti, kjer je treba upoštevati zakonske omejitve, trajanje in druge faktorje.

Modul eBOL v rešitvi PlanDela

Pri obvladovanju bolniških odsotnosti vam podjetjem pomaga rešitev PlanDela, ki omogoča enostavno načrtovanje urnikov in hitro prilagajanje spremembam.
Poskrbljeno je za avtomatski prenos eBOL dokumentov, bolniške odsotnosti so v sistemu jasno pregledne, nad njimi pa so vam takoj na voljo akcije za prilagajanje razporeda. Rešitev vam s tem zmanjša operativne motnje in ohraniti nemoten potek dela tudi v nepredvidljivih situacijah, ki jih povzročajo bolniške odsotnosti.
Za zmanjševanje administrativnega dela seveda omogoča tudi enostavno obračunavanje bolniških odsotnosti, tako krajših kot tudi daljših oziroma bolj zapletenih.

Prenos bolniških staležev eBOL

Rešitev PlanDela omogoča avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) neposredno v delovni razpored. Tako zaposlenim ni potrebno skrbeti, da se upoštevajo vsi bolniški staleži. Ko sistem zazna novo bolniško odsotnost, se ta samodejno vnese v sistem, kjer je takoj vidna vodjem in kadrovskim službam.

Pregled eBOL za uporabnike

Vedno pa vam je na voljo tudi ročni prenos, tako iz SPOT servisov kot tudi iz portala SPOT. Tako se lahko vedno odzovete na bolniške staleže, takoj ko so le-ti vnešeni v sisteme ZZZS.

Bolniške odsotnosti se prenesejo med najave, kjer so v pregled na voljo tudi zaposlenim. Zaposleni lahko preko komentarjev o svojih bolniških listih tudi komunicirajo z vodjami.

Prikaz eBOL za zaposlene

Prav tako so eBOL najave uporabnikom vidne v razporedu, kjer je na podlagi tega možno direktno spreminjati izmene in načrtovati nadomeščanja odsotnih zaposlenih.

Razpored z odsotnostmi in eBOL-i

Obravnava odsotnosti

Večji del bolniških odsotnosti je z vidika razporejanja enoznačnih, zaposleni je na ta dan ali že razporejen v določeno izmeno ali pa je še nerazporejen. Zato je običajno najboljši pristop k urejanju bolniških odsotnosti, da v okviru pregleda eBOL najav izberete vse še neobdelane najave in jih Odobrite.

eBOL odobritev in pregled stanja

Bolniške odsotnosti običajno delimo v nemajhno število vrst (npr. nega, izolacija, darovanje krvi, do 30 dni v breme delodajalca ali nad 30 dni v breme ZZZS). Ob potrjevanju bo sistem za vse najave, kjer je le mogoče, izbral primerno bolniško odsotnost glede na bolniški list. V kolikor to ni mogoče, bo v najavo dodal opozorila, ki vas nato vodijo do ustreznega popravka v razporedu.

Ko vodja tima uspešno odobri najavo, je proces obdelave razporeda z njegovega vidika zaključen. V tem trenutku so spremembe samodejno zabeležene v sistemu, kar zagotavlja ažurnost podatkov in preglednost razporeda za vse zaposlene. Na ta način prihranite čas, saj vam ni treba ročno posodabljati urnikov ali dodatno preverjati usklajenosti sprememb z bolniškimi staleži.

Obračun bolniških staležev in nadomestil

Začetek vsakega meseca prinaša eno ključnih nalog za vašo administrativno službo – urejanje obračuna plač in nadomestil. Pomemben del tega procesa je tudi pravilno obračunavanje bolniških staležev, kar lahko predstavlja dodatno administrativno obremenitev. Rešitev PlanDela vam ta postopek poenostavi tako, da samodejno zbere vse bolniške odsotnosti zaposlenih in jih organizira v pripravljena obračunska poročila. Ta poročila jasno prikazujejo posamezne postavke nadomestil za bolniške staleže, kar omogoča hitrejši in natančnejši obračun ter zmanjšuje možnost napak.

Obračunavanje bolniških staležev