Planiranje

Razpored je prikazan v tabeli, urejeni po zaposlenih ali pa po izmenah in deloviščih. Za vnos razporeda samo označimo celice in izberemo željeno izmeno, delovišče ali zaposlenega. Izbira in spreminjanje celic poteka podobno kot v Excelovi razpredelnici, in tako omogoča hiter in učinkovit vnos razporeda na uporabniku prijazen način.

Sproti so vam na voljo ključni podatki, ki jih potrebujete za razporejanje zaposlenih. Med drugim vam je na voljo stanje dopusta za lansko in tekoče leto, stanje delovnih ur, število zaposlenih na posamezni izmeni, pa tudi povzetki števila izmen, ki jih je posameznik opravil v preteklem obdobju - delež nočnih izmen, število oddelanih vikendov in praznikov, ipd.

Razpored dela mora upoštevati omejitve delovne zakonodaje, kolektivnih pogodb in drugih predpisov. Ročno preverjanje množice pravil je zelo zamudno in se v praksi pogosto ne izvaja. Aplikacija pa pri izdelavi in spreminjanju razporeda sproti preverja skladnost razporeda.

Ko vnesete spremembo, se morebitna kršitev takoj prikaže v razporedu vključno s podrobno razlago. Zato lahko vse kršitve sproti odpravljate že med izdelavo razporeda. Končni razpored bo tako vedno skladen z vsemi omejitvami, brez zamudnega ročnega štetja izmen in oddelanih ur.

Aplikacija lahko preverja širok nabor pravil, med drugim:

• najmanjši počitek med dvema zadolžitvama,
• najmanjši tedenski počitek,
• mesečno prost vikend,
• omejitev delovnih ur v tednu, mesecu ali letu,
• omejitev števila delovnih nedelj in praznikov.

Zaposleni lahko preko spletnega portala ali registracijskega terminala oddajajo želje in najave, ki so na razviden način prikazane v razporedu. Vodja se tako lahko enostavno odloči, ali bo določeno željo upošteval ali pa zavrnil glede na aktualne potrebe po zaposlenih in razpoložljivost delavcev.

Želje in najave, ki so na voljo zaposlenim, se lahko poljubno nastavijo za posamezen oddelek. Najbolj pogosto se uporabljajo za:

• najavo letnega dopusta,
• željeno izmeno (dopoldansko, popoldansko, nočno),
• koriščenje nadur.

S pomočjo najav zaposleni veliko lažje usklajujejo zasebne in službenih obveznosti, kar je predvsem pri večizmenskem delu velik izziv.

Zaposleni lahko preko spletnega portala sodelavce zaprosijo za menjavo posameznih izmen, pri čemer aplikacija predlaga najbolj ustrezne menjave. Pri tem upošteva veščine in znanja zaposlenih ter zagotavlja, da bodo tudi po opravljeni menjavi delovna mesta ustrezno popolnjena, razpored pa skladen z zakonodajnimi in internimi pravili.

Planerji in vodje lahko tako prepustijo glavnino dogovarjanja in usklajevanja glede menjav zaposlenim. O vsaki opravljeni menjavi so samo obveščeni oziroma jo odobrijo. Aktualen razpored pa vedno odraža vse izvedene menjave. Zagotovljena je tudi sledljivost opravljenih menjav, saj imajo skrbniki razporeda vpogled v časovno sosledje menjav in tako lahko vedno preverijo, kdo in kdaj je predlagal ter opravil posamezno menjavo.

Zaposleni so o novem razporedu in morebitnih spremembah razporeda obveščeni po elektronski pošti, razpored pa jim je vedno na voljo tudi na spletnem portalu za zaposlene in na registracijskem terminalu.

Zaposleni tako lažje usklajujejo prosti čas z delovnimi obveznostmi, saj imajo razpored v pregledni obliki vedno na dosegu. Hkrati pa vodje lažje opravljajo naknadne menjave zaposlenih zaradi bolniških odsotnosti in drugih izjemnih dogodkov, saj so ustrezni zaposleni avtomatsko obveščeni o spremembah.

Rešitev lahko sama izdela razpored in pri tem upošteva vnesene potrebe po zaposlenih, zakonske omejitve, mesečno obveznost in množico drugih pravil razporejanja.

Avtomatska izdelava razporeda pride do izraza predvsem pri večjem številu zaposlenih, dinamičnih potrebah in kompleksnih pravilih razporejanja. V tem primeru je namreč ročna izdelava delovnega razporeda zelo zamudna, končni rezultat pa močno odstopa od optimalnega. Avtomatsko razporejanje pa hitro poišče najustreznejšo rešitev v obsežnem naboru možnih razporedov. Pri tem ima uporabnik popoln nadzor nad razporejanjem, saj v celoti določi koliko zaposlenih potrebuje na posameznem delovnem mestu, poljuben del razporeda pa lahko izdela tudi ročno.